Comité de Suivi Individuel (CSI)

Rappel du règlement de l’ED

Le comité de suivi individuel (CSI) est défini par l’article 13 de la loi de 25 mai 2016, modifié par l’article 11 de l’arrêté du 26 Août 2022 et par la Charte du doctorat des Universités de Strasbourg et de Haute Alsace.

1. Fonction du CSI

Selon la loi

« Le comité de suivi individuel du doctorant assure un accompagnement de ce dernier pendant toute la durée du doctorat. Il se réunit obligatoirement avant l'inscription en deuxième année et ensuite avant chaque nouvelle inscription jusqu'à la fin du doctorat. »

2. Composition du CSI

Selon la loi

« Les modalités de composition, d'organisation et de fonctionnement de ce comité sont proposées par le conseil de l'école doctorale. L'école doctorale veille à ce que dans la mesure du possible, la composition du comité de suivi individuel du doctorant reste constante tout au long de son doctorat. Le comité de suivi individuel du doctorant comprend au moins un membre spécialiste de la discipline ou en lien avec le domaine de la thèse. Dans la mesure du possible, le comité de suivi individuel du doctorant comprend un membre extérieur à l'établissement. Il comprend également un membre non spécialiste extérieur au domaine de recherche du travail de la thèse. Les membres de ce comité ne participent pas à la direction du travail du doctorant. L'école doctorale veille à ce que le doctorant soit consulté sur la composition de son comité de suivi individuel, avant sa réunion. »

Au sein de l’EDSVS

La composition du CSI est défini dès le début de leur doctorat et est consignée dans la convention individuelle de formation (CIF). Le CSI est constitué d’au moins 2 membres, l’un des membres est un spécialiste du domaine sans toutefois participer directement aux projets de recherche du doctorant, l’autre est externe à l’unité de recherche ou au département et non spécialiste du domaine de recherche du travail de la thèse, il peut émarger à l’Université de Strasbourg ou dans une autre université française.  Un au moins des experts est détenteur d’une HDR. Les experts sont choisis conjointement par le DT et le doctorant. Idéalement, la composition du CSI est stable durant toute la durée de la thèse, mais en cas de force majeure, elle pourra être modifiée, la modification étant reportée dans le CIF et l’ED étant avertie du changement.

3. Modalités de suivi de la thèse

Selon la loi

« Les entretiens sont organisés sous la forme de trois étapes distinctes : présentation de l'avancement des travaux et discussions, entretien avec le doctorant sans la direction de thèse, entretien avec la direction de thèse sans le doctorant. »

« Au cours de l'entretien avec le doctorant, le comité évalue les conditions de sa formation et les avancées de sa recherche. Lors de ce même entretien, il est particulièrement vigilant à repérer toute forme de conflit, de discrimination, de harcèlement moral ou sexuel ou d'agissement sexiste. Il formule des recommandations et transmet un rapport de l'entretien au directeur de l'école doctorale qui en prend connaissance et le retourne au doctorant et au directeur de thèse pour signature. »

« En cas de difficulté, le comité de suivi individuel du doctorant alerte l'école doctorale, qui prend toute mesure nécessaire relative à la situation du doctorant et au déroulement de son doctorat. »

Au sein de l’EDSVS

Une réunion du CSI sera organisée en première et deuxième année du 1^er mars au 31 mai. À l’issue de la présentation scientifique, le CSI fait le point avec le doctorant sur l’appropriation du projet de recherche, l’avancée des travaux, les formations suivies, le portfolio de compétences et évalue les conditions de la formation. Un bilan individuel est obligatoirement réalisé, d’une part, avec le doctorant et d’autre part avec le DT. L’objectif de ces entretiens est de détecter et signaler d’éventuelles difficultés relationnelles ou matérielles. Suite à la présentation & discussion et aux entretiens, un compte-rendu écrit (selon le formulaire téléchargeable), contenant en particulier les recommandations du CSI sur la poursuite de la thèse est rédigé par les membres du comité de thèse et est transmis à la direction de l’EDSVS. La direction de l’EDSVS prend connaissance du rapport et retourne le rapport aux DT, DU et au doctorant pour signature. Ce document conditionne l’inscription en année ultérieure.

En accord avec la loi, les membres du CSI contactent directement la direction de l’EDSVS pour signaler d’éventuelles difficultés.

Pour les doctorants ayant une activité professionnelle salariée à mi-temps (médecins cliniciens, enseignants, ...), la durée de la thèse peut être portée à 6 ans.

Le livret de CSI 

Le livret de CSI vous accompagnera tout au long de votre doctorat. Il consignera vos formations, les commentaires des experts et de l’ED. De ce fait, les rapports des 1^er, 2^ème et éventuelles années suivantes seront consignés sur un seul et même fichier. Le livret de CSI est téléchargeable ci-dessous.

Etapes importantes concernant les comités de suivi individuel

Vous êtes en 1^ère année de thèse

Lors de l’établissement de votre Convention Individuelle de Formation (CIF) en début d’année vous désignez, en accord avec votre directeur de thèse (DT), les membres qui participeront à votre comité de suivi individuel (CSI), contactez-les pour les en avertir.

Entre mars et mai de votre première année, vous êtes impérativement tenu d’organiser votre première réunion avec votre CSI, en présence de vos DT/coDT. Vous définissez la date de la rencontre, et organisez (idéalement en présentiel mais la visioconférence peut être envisagée) la rencontre. En amont de la rencontre, envoyez aux membres du CSI un résumé des travaux de l’année. A l’issu de cette réunion, le CSI se prononcera sur le déroulement de votre formation et l’avancée de vos travaux en consignant leurs remarques dans le livret du doctorat. Le CSI émettra un avis sur la pertinence de votre inscription en 2^ème année de thèse. Le rapport du CSI, signé par les experts sera transmis par un des experts dans les plus brefs délais au secrétariat de l’ED (ED414@unistra.fr). La réception et l’analyse du rapport de CSI par la Direction de l’ED conditionne l’autorisation d’inscription en 2^ème année. Le document, une fois analysé, sera retourné pour signature au DT et au DU, puis retourné à l’ED pour archivage.

 Vous êtes en 2^ème  année de thèse

Entre mars et mai de votre seconde année, vous êtes impérativement tenu d’organiser la seconde réunion de votre CSI, en présence de vos DT/coDT. Vous définissez la date de la rencontre, et organisez (idéalement en présentiel mais la visioconférence peut être envisagée) la rencontre. En amont de la rencontre, envoyez aux membres du CSI un résumé des travaux de l’année. A l’issu de cette réunion, le CSI se prononcera sur le déroulement de votre formation et l’avancée de vos travaux en consignant leurs remarques dans le livret du doctorat. Le CSI émettra un avis sur la pertinence de votre inscription en 3^ème année de thèse. Le rapport du CSI, signé par les experts sera transmis par un des experts dans les plus brefs délais au secrétariat de l’ED (ED414@unistra.fr).  La réception et l’analyse du rapport de CSI par la Direction de l’ED conditionne l’autorisation d’inscription en 3^ème année. Le document, une fois analysé, sera retourné pour signature au DT et au DU, puis retourné à l’ED pour archivage.

Vous êtes en 3^ème  année de thèse et vous soutenez votre thèse avant le 31 décembre de l’année en cours

Pas de CSI, mais votre inscription pédagogique est obligatoire et sans frais si votre soutenance est prévue entre le 1^eroctobre et le 31 décembre de l’année en cours. Dans ce cas, une demande d’autorisation de soutenance doit avoir été soumise à l’ED au plus tard en mai.

Vous êtes en 3^ème  année de thèse et vous souhaitez solliciter une inscription dérogatoire en 4^ème année.

Pour rappel : « La durée de référence de préparation d’une thèse est fixée à 36 mois, une année supplémentaire peut être accordée par le chef d’établissement sur avis de la direction de l’ED » (Selon l’article 13 de la loi de 25 mai 2016, modifié par l’article 11 de l’arrêté du 26 Août 2022)

Entre mars et mai de votre 3^ème année, vous êtes impérativement tenu d’organiser la troisième réunion de votre CSI, en présence de vos DT/coDT. Vous définissez la date de la rencontre, et organisez (idéalement en présentiel mais la visioconférence peut être envisagée) la rencontre. En amont de la rencontre, envoyez aux membres du CSI un résumé des travaux de l’année. A l’issu de cette réunion, le CSI se prononcera sur le déroulement de votre formation et l’avancée de vos travaux en consignant leurs remarques dans le livret du doctorat. Le CSI émettra un avis sur la pertinence de votre inscription en 4^ème année de thèse. Le rapport du CSI, signé par les experts sera transmis par un des experts dans les plus brefs délais au secrétariat de l’ED (ED414@unistra.fr). La réception et l’analyse du rapport de CSI par la Direction de l’ED conditionne l’autorisation d’inscription en 4^ème année. Le document, une fois analysé, sera retourné pour signature au DT et au DU, puis retourné à l’ED pour archivage.

En plus de la réception et de l’analyse par la Direction de l’ED du rapport de CSI favorable à la réinscription, une preuve de financement pour la 4^ème année et une lettre du directeur de thèse motivant la demande de dérogation conditionnent l’autorisation d’inscription en 4^ème année.

Pour les doctorants exerçant une activité professionnelle en parallèle de leur thèse, un CSI devra être organisé de la même façon jusqu’à l’année de soutenance. La durée de la thèse peut être étendue à 6 ans.

Mémo CSI

Livret CSI